Nieuwe Plaatselijke Regeling m.i.v. 2019 Nieuwe Plaatselijke Regeling m.i.v. 2019
Vaststelling (wijziging)

Deze plaatselijke regeling is vastgesteld / gewijzigd door de Algemene Kerkenraad op 24-6-2019 en is vanaf 1-8-2019 geldig.

In deze plaatselijke Regeling hebben we vastgelegd hoe we onze gemeente hebben georganiseerd. De Nieuwe Kerkorde is daarbij leidend.
Voor zover zaken niet zijn opgenomen of uitgewerkt, hanteren we de Nieuwe Kerkorde.


































Inhoudsopgave


 
Paragraaf Inhoud
   
1 Samenstelling van de algemene kerkenraad
2 De werkwijze van de algemene kerkenraad
3 Besluitvorming
4. De vermogensrechtelijke aangelegenheden:
4.1. – kerkrentmeesterlijk
4.2. - diaconaal
4.3. – begrotingen, jaarrekeningen en collecterooster
   
  Ondertekening
                                                          
 




1. Samenstelling van de Algemene Kerkenraad.



1.1. Aantal ambtsdragers
De Algemene Kerkenraad ( AK ) bestaat uit de volgende ambtsdragers:

* alle wijkkerkenraden vaardigen 1 ambtsdrager af. 
* wijkkerkenraden van wijken met 1250 of meer leden kunnen een tweede ambtsdrager afvaardigen naar de AK
* het college van kerkrentmeesters is in de AK vertegenwoordigd met de voorzitter
* het college van diakenen is in de AK vertegenwoordigd door een lid van het moderamen.
* de jeugdraad kan als hij dat wenselijk vindt in de AK vertegenwoordigd zijn met een jeugdouderling (en meldt dat dan tijdig, d.w.z. voor de vergadering van september)
* het moderamen van de AK is boventallig (uit het midden van de PGHH gekozen) en bestaat uit een voorzitter (elk ambt), een scriba (elk ambt) en een assessor (predikant)

Aan het begin van elk seizoen (in de septembervergadering) wordt het aantal ambtsdragers vastgesteld en daarmee ook het quorum dat nodig is voor een vergadering die geldige besluiten kan nemen. De AK bestaat uit minimaal 12 en maximaal 15 leden. Het quorum is  de helft (niet de helft +1) van het aantal leden Algemene Kerkenraad, dus 6 bij 12 en 8 bij 15.

Bij voorkeur is de AK zo samengesteld dat alle ambten even zwaar vertegenwoordigd zijn. De ondergrens die de kerkorde aangeeft voor een AK is 2 ouderlingen, 2 diakenen, 2 ouderling kerkrentmeesters en 1 predikant.


1.2 Vaste adviseurs.
Er nemen geen vaste adviseurs deel aan de vergaderingen van de Algemene Kerkenraad



2. De werkwijze van de Algemene Kerkenraad
 

2.1. Aantal vergaderingen.
De Algemene Kerkenraad vergadert in de regel maandelijks m.u.v. juli en augustus

2.2. Bijeenroepen van de vergadering
 
De vergaderingen van de AK worden tenminste 8 dagen van te voren bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken, die aan de orde zullen komen (de agenda).

2.3. Verslaggeving.
Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag opgesteld, dat in de eerstvolgende vergadering door de AK wordt vastgesteld.

2.4. Openbaarmaking besluiten.
 
Niet vertrouwelijke besluiten, genomen in de vergadering van de AK, worden hetzij schriftelijk in het kerkblad, hetzij door een mondelinge mededeling binnen een redelijke termijn aan de gemeente bekend gemaakt. 

2.5. Verkiezing moderamen.
De verkiezing van het moderamen (ord. 4-8-2) geschiedt eens per jaar in de eerste vergadering van de maand september

2.6. Plaatsvervangers.
In de vergadering genoemd in art. 2.5 worden de plaatsvervangers van de praeses en de scriba aangewezen.

2.7.  De gemeente kennen in en horen over.
In de gevallen dat de kerkorde voorschrijft dat de Algemene Kerkenraad de gemeente kent in een bepaalde zaak en haar daarover hoort, belegt de AK een bijeenkomst met de (betreffende) leden van de gemeente, die wordt
  • aangekondigd in het kerkblad, dat voorafgaande aan de bijeenkomst verschijnt en
  • afgekondigd op tenminste twee zondagen, die aan de bijeenkomst voorafgaan.
In deze berichtgeving vooraf maakt de AK kenbaar over welke zaak hij de gemeente wil horen.

2.8.  Toelating toehoorders tot de vergaderingen
De vergaderingen van de Algemene Kerkenraad zijn niet openbaar. De AK kan echter besluiten dat gemeenteleden en vrienden en andere belangstellenden als toehoorder tot een bepaalde vergadering of tot een deel daarvan toegelaten worden.



2.9. Archiefbeheer
Het lopend archief van de Algemene Kerkenraad berust bij de scriba, met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de het College van Kerkrentmeesters voor de archieven van de gemeente uit hoofde van Ord. 11-2-7.

2.10. Taak en bevoegdheid AK
In overleg met de wijkkerkenraden is door de Algemene Kerkenraad met inachtneming van het bepaalde in ord. 4-7-2 vastgesteld dat het de taak en bevoegdheid van de AK is de volgende zaken te regelen:
- het overleg met de wijkkerkenraden over de taak en de samenwerking van de delen in het geheel van de gemeente;
- het treffen van voorzieningen ten behoeve van de gemeente in haar geheel, waar dat nodig is om recht te doen aan de binnen de gemeente voorkomende kerkelijke verscheidenheid;
- de vermogensrechtelijke aangelegenheden, voor zover bepaalde aangelegenheden niet worden toevertrouwd aan de wijkkerkenraden;
- datgene wat te maken heeft met de rechtspositie van de predikanten en de gesalarieerde medewerkers;
- en verder alles wat de wijkkerkenraden aan de algemene kerkenraad toevertrouwen:
- het gebruik van de beschikbare kerkgebouwen en bijbehorende lokaliteiten ten behoeve van de onderscheiden wijken;
- het vaststellen van het aantal erediensten op zon- en feestdagen voor het geheel van de PGHH en  de verdeling ervan over de wijkgemeentes:
- het vaststellen van het jaarlijkse collecterooster:
- het beleid, voor zover het bovenwijkse belangen betreft, met betrekking tot de missionaire, diaconale en pastorale arbeid, het jeugdwerk, de gemeenteopbouw, de oecumene en de informatievoorziening in de gemeente daarbuiten.

2.11. Bijstand door commissies.
De algemene kerkenraad laat zich in zijn arbeid bijstaan door de navolgende commissies:
  • de jeugdraad
  • Zin In
  • redactie kerkbode
  • websitecommissie
  • toekomstige commissies
     
Nadere bepalingen omtrent de samenstelling, benoeming en opdracht van de commissies, de contacten tussen wijkkerkenraad en de commissies, de werkwijze van de commissies, de verantwoording aan de Algemene Kerkenraad e.d. zijn per commissie vastgelegd in een instructie, die als bijlage aan deze plaatselijke regeling is gehecht.



3.  Besluitvorming:

Besluitvorming:
3.1.  In alle kerkelijke lichamen worden besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen genomen. Blijkt eenparigheid niet bereikbaar, dan wordt besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen.


3.2.  Stemming over zaken geschiedt mondeling tenzij om schriftelijke stemming wordt gevraagd. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is het voorstel verworpen.


3.3.  Stemming over personen geschiedt schriftelijk.
Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, kan mondeling worden gestemd als niemand van de aanwezige leden tegen mondelinge stemming bezwaar maakt.
Indien één kandidaat wordt voorgesteld en de stemmen staken, vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is de kandidaat niet verkozen.
Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald, tot het aantal vacatures dat vervuld moet worden.
Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot.


3.4.  Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet ten minste de helft van het aantal leden zoals dit voor het kerkelijk lichaam is vastgesteld, met een minimum van drie leden, ter vergadering aanwezig is
Wanneer in een vergadering het quorum niet aanwezig is, kan ten aanzien van een op die vergadering ingediend voorstel een besluit worden genomen op een volgende vergadering die ten minste twee weken later wordt gehouden, ook wanneer dan het quorum niet aanwezig is, mits ten minste drie leden aanwezig zijn.


3.5.  Voor besluitvorming in een vergadering met stemgerechtigde leden van de gemeente zijn de leden 1 tot en met 3 van overeenkomstige toepassing, tenzij in de plaatselijke regeling anders is voorzien.
 
4. Vermogensrechtelijke aangelegenheden

4.1: Kerkrentmeesterlijk.


4.1.1. Omvang van College van Kerkrentmeesters.  
Het college van kerkrentmeesters bestaat uit evenveel leden als er wijkgemeentes zijn, aangevuld met een drietal boventallige leden die het moderamen vormen.
Op termijn zal het aantal boventallige leden beperkt worden tot één (de voorzitter) en zullen secretaris en penningmeester uit de afgevaardigden uit de wijkgemeentes gekozen worden.
De voorzitter van het college is ook afgevaardigde naar de Algemene Kerkenraad.

4.1.2. Verkiezing van voorzitter, secretaris en penningmeester.
De bepaling van de voordracht voor benoeming tot voorzitter, secretaris en penningmeester door de Algemene Kerkenraad geschiedt eens per jaar in de september vergadering.

4.1.3. Plaatsvervangers.
In de vergadering, genoemd in art. 4.1.2. worden de plaatsvervangers van de voorzitter en secretaris aangewezen.

4.1.4. De administratie.
Het College van Kerkrentmeesters wijst als administrateur het hoofd van het kerkelijk bureau aan.
De administrateur woont de vergaderingen van het college bij en heeft daar een adviserende stem. Op hem/ haar is het bepaalde in ord. 4-2 betreffende de geheimhouding van toepassing.

4.1.5. De bevoegdheden van de penningmeester .
De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens de gemeente, met inachtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximaal bedrag van 5.000,00 (vijfduizend) euro per betaling.
Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en penningmeester of secretaris en penningmeester gezamenlijk bevoegd.
Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter op en bij diens afwezigheid of ontstentenis de secretaris.

4.1.6. Toevertrouwde taken van het college van kerkrentmeesters.
Overeenkomstig ord. 11-3-5 hebben de wijkraden van kerkrentmeesters de volgende taken door het college van kerkrentmeesters toevertrouwd gekregen:
  • het beheer van het wijkfonds
Het College van Kerkrentmeesters en de wijkraden van kerkrentmeesters hebben hun afspraken over de uitvoering van deze taken, het overleg daarover en de verantwoording van de wijkraad aan het college schriftelijk vastgelegd
 

4.2: Diaconaal.

4.2.1. Omvang College van Diakenen
Het College van Diakenen bestaat uit één diaken uit elke wijkgemeente + 3 boventallige diakenen die het moderamen vormen.
Een van de moderamenleden is de vaste vertegenwoordiger van het College van Diakenen in de Algemene Kerkenraad.

4.2.2. Verkiezing van voorzitter, secretaris en penningmeester
De voordracht voor benoeming tot  voorzitter, secretaris en penningmeester door de Algemene Kerkenraad geschiedt eens per jaar in de september vergadering.

4.2.3.  Plaatsvervangers
In de vergadering, genoemd in art.4.2.2. , worden de plaatsvervangers van de voorzitter en secretaris aangewezen.

4.2.4.  De administratie.
Het College van Diakenen wijst een administrateur aan.
De administrateur woont de vergaderingen van het college bij en heeft daar een adviserende stem. Op hem is het bepaalde in ord. 4-2 betreffende de geheimhouding van toepassing.

4.2.5.  De bevoegdheden van de penningmeester
De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens de diaconie, met inachtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximaal bedrag van 2.500 (tweeduizendvijfhonderd) euro per betaling.
Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en penningmeester of secretaris en penningmeester gezamenlijk bevoegd.
Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter op als diens plaatsvervanger en bij zijn afwezigheid of ontstentenis de secretaris.

4.2.6. Toevertrouwde taken van het College van Diakenen.
Overeenkomstig ord. 11-3-5 hebben de wijkraden van diakenen de volgende (bovenwijkse) taken aan het college van diakenen toevertrouwd:
1. het aansturen c.q. activeren van de diverse diaconale werkgroepen;
2. het vertegenwoordigen van de wijkraden via hun afgevaardigden in het college van diakenen.
Het College van Diakenen en de wijkraden hebben hun afspraken over de uitvoering van deze taken, het overleg daarover en de verantwoording van de wijkraad aan het college schriftelijk vastgelegd.



4.3: Begrotingen, jaarrekeningen, collecterooster

4.3.1. Het in de gelegenheid stellen van gemeenteleden hun mening kenbaar te maken over begroting en jaarrekening
Voor de vaststelling dan wel wijziging van de begroting en voor de vaststelling van de jaarrekening worden deze stukken in samenvatting gepubliceerd in het kerkblad.
De volledige stukken kunnen gedurende een week worden ingezien. Bij de publicatie worden tijd en plaats vermeld.
De leden worden in de gelegenheid gesteld hun mening kenbaar te maken.
Reacties kunnen tot drie dagen na het einde van de periode van terinzagelegging worden gestuurd aan de scriba van de Algemene Kerkenraad.

De Algemene Kerkenraad kan indien nodig een gemeentevergadering hierover beleggen.

4.3.2.    Openbaarheid i.v.m. ANBI status
Ná vaststelling van begroting en jaarrekening worden deze volledig en met de bijbehorende toelichting op de website geplaatst, zodat ze toegankelijk zijn voor iedere belangstellende.




 
terug